Processus simple et efficace permettant de créer un nouveau dossier, saisir les informations et obtenir les résultats escomptés.
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Table des matières
CHAPITRE 1- L’ESSENTIEL DE MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS - DE LA CRÉATION À L’ANALYSE
Étape 1. Accéder au service :
Niveaux de sécurité
Étape 2. Saisir les informations :
B. Compléter l’info du projet
B.1 Propriétés de l’entreprise
B.2 Division(s) Classe(s)
B.3 Contributions de l’employeur
B.4 Historiques d’expérience et de tarification
Gestion de l’information
Listes
Les garanties
Assignation des garanties par modèles
Consultation des régimes
Remplacement d’une garantie
Saisir la Liste des employés
Enregistrement de la liste des employés
CHAPITRE 1- L’ESSENTIEL DE MODULE DE VENTE ET GESTION DE PROJETS - DE LA CRÉATION À L’ANALYSE
L’objectif du présent chapitre est d’explorer l’essence du service Module de vente et gestion de projets. Nous présentons un processus simple et efficace qui permet de créer rapidement et avec un minimum d’effort, un nouveau dossier, saisir les informations et obtenir les résultats escomptés.
Nous allons donc explorer séquentiellement les différentes étapes requises pour obtenir une analyse professionnelle. Suite à cette expérience, vous serez invité à poursuivre votre formation en explorant les chapitres suivants dans lesquels vous découvrirez des outils complémentaires puissants qui vous permettront de peaufiner votre travail, simplifieront plusieurs des processus ardus et vous donneront l’opportunité d’assurer des rapports de qualité que vous pourrez intégrer à votre offre de service personnalisée.
Un « Accès membres » est disponible via le site www.c-surance.ca,
Écran 1 – accès au site www.c-surance.ca
En vous positionnant sur le lien, vous devrez cliquer sur le titre « Accès membres C-surance.ca » ou encore, directement sur l’image pour accéder au premier niveau de sécurité.
La sécurité est un élément d’extrême préoccupation pour MDI. Vos données, tout comme celles des assureurs et des preneurs, sont hautement confidentielles et régies par des lois strictes. Pour assurer un maximum de confort pour tous les intervenants, MDI a choisi de s’associer avec une firme réputée et lui a délégué la responsabilité du premier niveau de sécurité. Ainsi, les serveurs sont situés dans un bunker dédié à haut niveau de sécurité sur la rue St-Jacques, alors que les accès aux sites ainsi que la gestion des accès sont contrôlés par des professionnels.
Pour traverser le premier niveau de sécurité, vous devrez fournir votre nom d’usager et un mot de passe. Cette information vous est transmise lors de votre adhésion au service. Il est de votre responsabilité d’en protéger la confidentialité.
Un second niveau de sécurité est assuré par un module qui a été baptisé le GAP pour « Gestionnaire d’accès privilégié ». Ce module vise à protéger l’accès à vos données. Un second nom d’utilisateur et un second mot de passe seront requis pour permettre à C-surance.ca d’identifier l’opérateur et ainsi permettre de définir spécifiquement les dossiers accessibles de même que les options qui seront disponibles. La gestion des accès est étroitement liée au « Rôle) » qui sera attribué à chacun des utilisateurs autorisés. Une signature automatique de l’utilisateur assurera d’identifier les mouvements ou activités réalisés dans le cadre des opérations quotidiennes. Assurez-vous d’en préserver la confidentialité.
A. Accès dédié à la vente : (panneau de contrôle)
Selon le rôle choisi, une interface spécialisée vous permettra de gérer efficacement vos activités. Ainsi, lors de l’accès aux activités de vente, le service Module de vente et gestion de projets vous présentera une interface optimisée pour assurer un contrôle optimal. Pour débuter vos activités vous pouvez ouvrir le bouton « Dossier jaune » sur votre ligne de commande.
Cette sélection vous donnera accès à votre écran d’activités.
Vous cliquez alors sur le bouton « Page blanche » pour créer un nouveau dossier.
Si vous réalisez chacune des étapes suivantes séquentiellement, tel que proposé par votre interface C-surance.ca, votre activité de gestion sera naturelle et simple. Dans un premier temps, vous n’aurez qu’à compéter les champs d’informations demandés. Tous les champs Dates permettent d’accéder à un calendrier virtuel pour vous aider à assurer l’intégrité de vos informations.
Après avoir accepté votre information, vous aurez accès au module spécialisé de gestion d’assurance collective. L’ensemble de l’expertise de l’assurance est incorporé dans ces différents modules. L’interactivité et l’intégration des informations permettent d’éliminer la duplication de la même information et assure le traitement automatique et l’intégrité des données. Votre attention est donc nécessaire lors de la saisie de l’information puisque les résultats seront directement liés à cette saisie.
Les processus optimisés permettront de saisir chacune des informations pertinentes pour une saine souscription et assurer un minimum d’échange avec vos assureurs.
B.1 Propriétés de l’entreprise
Après avoir complété les informations sur les « propriétés de l’entreprise », vous pourrez poursuivre vos activités en adressant chacun des outils de gestion (à gauche) séquentiellement du haut vers le bas.
Si vous avez seulement 1 division/1 classe, vous pourrez omettre cette étape puisque pour le module de gestion des « Division/Classe » Module de vente et gestion de projets assigne par défaut ces valeurs à votre dossier.
Pour la gestion des « Contributions de l’employeur » Module de vente et gestion de projets assigne des valeurs automatiques de 50-50 optimisées fiscalement. C’est donc dire que cette portion de gestion est maintenant sous la responsabilité totale du système et n’a plus à être une préoccupation de l’opérateur.
Pour la saisie des « Historiques d’expérience et de tarification » des écrans spécialisés vous sont présentés qui reflètent les différentes options nécessaires.
Selon les informations requises, le système vous donnera accès à des boîtes de sélection pour vous permettre de choisir les « méthodes de calcul de vos ratios » qui permettront au système de faire le calcul automatiquement.
Vous pouvez sélectionner les champs visibles de saisie qui sont conformes avec vos politiques de gestion de l’information en cliquant sur le bouton « Jumelles ».
Vous identifiez les champs qui sont pertinents pour votre opération. D’autres champs peuvent être disponibles, tels :
- crédibilité
- mutualisation
- inflation
- etc.
Cette information sera utile pour assister la gestion des renouvellements. Ce module de gestion n’est pas inclus dans le service Module de vente et gestion de projets qui vise la portion transmise aux assureurs puisque ce sont ces derniers qui financent le service.
Selon les informations requises par votre garantie, le système vous donnera accès à des champs de saisie distincts. Par exemple, alors que la « Vie » ne requiert qu’un seul taux, l’ « AM » présentera 4 taux distincts.
De plus, le système proposera automatiquement les infos dans les champs par défaut pour faciliter la saisie répétitive des différents termes.
Pour poursuivre la saisie de votre cahier de charges, il faudra maintenant cliquer sur l’option « Listes » située à gauche, au bas de votre écran pour permettre d’accéder aux autres modules de traitement.
La liste des projets deviendra votre prochain traitement logique. Double-cliquez sur le « Projet de base » et complétez les champs d’information.
L’onglet « Garanties » vous permettra de définir les termes et conditions de votre projet.
Pour faciliter ce processus, C-surance.ca vous permet d’accéder à :
- des banques de régimes
- des banques de garanties
- des banques de messages
Toutes ces banques de données ont été créées et sont maintenues par MDI ainsi que ses partenaires assureurs.
Lorsque ce principe est clairement saisi par l’opérateur, il devient extrêmement rapide, simple et efficace de créer les garanties nécessaires qui seront adaptées au besoin du preneur.
En sélectionnant l’option « Assignation des garanties par modèles » l’opérateur accède à tous les modèles de régimes offerts par les assureurs. La maintenance régulière de ces modèles est assurée pour le bénéfice des conseillers. Si un modèle public est disponible et qu’il n’est pas accessible via ce module, le conseiller pourra simplement transmettre l’information aux professionnels de MDI qui se chargeront d’ajouter le modèle dans la liste des choix disponibles.
L’opérateur pourra donc choisir l’un des régimes disponibles dans la liste et l’assigner à :
o la compagnie
o une division ou
o une classe
En cliquant sur
le régime assigné, C-surance.ca se chargera de copier l’ensemble de l’information dans votre projet.
N.B. L’option sera activée seulement après qu’un régime aura été assigné.
Lorsque vous fermez l’écran, votre tableau des garanties aura été bonifié des différentes garanties qui faisaient partie de votre régime public.
Vous pourrez maintenant réviser chacune de ces garanties et les ajuster selon les besoins plus spécifiques de votre client.
Pour faciliter votre processus, vous pourrez compter sur les banques de garanties qui vous permettront de remplacer une garantie par un modèle plus conforme ou encore, de modifier directement les différents champs.
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Consultation des régimes
Pour vous assister dans votre sélection de régime, vous pouvez consulter les détails de chacun des régimes disponibles en sélectionnant l’option avant l’assignation du modèle. Vous aurez alors accès à la liste de chacune des garanties individuelles en cliquant sur la garantie sélectionnée, ou encore sur le bouton
(accessible à droite)
pour les listes de paramédicaux, d’hospitalisation, des autres frais, détails des % assignés pour les DMA, etc.
Vous pourrez également consulter la brochure promotionnelle de l’assureur en sélectionnant l’onglet. |
Pour remplacer une garantie par une autre, à partir de la banque de garanties, il suffit d’appeler la garantie puis cliquer sur le bouton de « Banque de garanties » .
Un écran similaire mais avec les distinctions suivantes s’affichera indiquant dans le titre :
- « Banque de plans »
- « Location » au lieu de « Division/Classe »
En accédant le bouton à droite de « Location », vous aurez la liste complète des garanties disponibles dans la banque.
Vous sélectionnez la garantie qui convient et vous transférez l’information dans votre projet en cliquant sur le bouton au haut de l’écran.
Micros ajustements
Vous pouvez maintenant mettre la touche finale en effectuant les micros ajustements qui s’imposent.
Il ne reste maintenant qu’une seule étape à réaliser avant de transmettre votre projet aux différents assureurs :
« Enregistrer la liste des employés »
La méthode la plus simple de saisir les informations dans C-surance.ca est le transfert des informations électroniquement à partir de fichiers Excel.
Pour ce faire, rien de plus simple :
importer le « template Excel » C-surance.ca qui correspond à votre besoin en cliquant sur le bouton
Vous pouvez choisir entre des « templates » :
- français ou anglais
- complet ou projet
Pour les fins de créer un cahier de charges, le modèle Projet sera adéquat.
Le système vous indiquera précisément où le fichier a été importé sur votre ordinateur personnel ainsi que le nom du fichier.
- Accédez au fichier Excel pour effectuer les tâches pertinentes en utilisant votre explorateur Windows.
- Ouvrir le fichier et sauvegarder immédiatement sous un nom pertinent pour faciliter l’importation subséquente du fichier.
- Importer ou traiter votre information dans le fichier en prenant soin de respecter les critères de saisie. Cette information est clairement documentée dans le fichier fourni par MDI.
Pour chacun des champs pertinents, une documentation contextuelle sera disponible ou encore, vos champs de saisie seront formatés conformément.
Votre fichier peut donc être transmis au preneur qui s’assurera que les informations sont conformes.
Une bonne saisie de l’information assurera une optimisation des prochaines étapes.
- Demander l’importation du fichier dans C-surance.ca .
Pour ce faire, vous devrez :
o sélectionner pour ouvrir la liste des fichiers pouvant être importés;
o identifier le fichier que vous avez sauvegardé sous un nom distinct;
o demander le traitement automatique.
Le système effectuera le traitement et vous transmettra le résultat pour chacune des étapes de son processus.
- Avec comme résultat final, le transfert intégral de votre information dans C-surance.ca.
Vous pouvez accéder à l’information individuelle de chacun des employés en double-cliquant sur l’employé visé.
Le module d’importation bonifie votre information en appliquant, par défaut, votre statut d’assurance à chacune de vos garanties. Il est alors de votre responsabilité de réviser les cas d’exceptions et d’ajuster votre information adéquatement.
Votre travail est complété. Vous êtes donc prêt à transmettre le cahier de charges aux différents assureurs.
Si vous souhaitez faire une dernière vérification et vous assurer que toutes les informations pertinentes sont en place, vous pouvez demander l’impression de votre cahier de charges. Cette impression sera le reflet de ce qui sera transmis aux assureurs. Pour ce faire, il suffira de sélectionner le bouton d’impression dans la section « Liste de projets ». Vous pourrez sélectionner les éléments pertinents.
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